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Weniger Schreibtische, mehr Kreativzonen

Wie Corona das Büro verändert

Die Distanz- und Hygienemassnahmen und der Homeoffice-Trend haben in vielen Unternehmen Auswirkungen auf die Büroeinrichtung. Die wichtigsten Entwicklungen im Überblick.

Text Ralf Kaminski, Benita Vogel
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Es wird künftig weniger eigene Schreibtische für Mitarbeitende geben, weil mehr Menschen im Homeoffice arbeiten. (Illustrationen: Michael Meister)

Schon heute gibt es das klassische Grossraumbüro mit endlosen Reihen von Schreibtischen kaum mehr. Typischerweise ist eine grosse Fläche in verschiedene Zonen für unterschiedliche Nutzungszwecke unterteilt. «Und daran wird sich gar nicht so viel ändern», sagt Thomas Breitschmid (41), Leiter Workspace Solutions bei Witzig – The Office Company, einem Unternehmen, das auf die Einrichtung von Arbeitswelten spezialisiert ist.

Er betont, dass Räume und Büros stets auch Ausdruck der Werte und der Philosophie einer Firma sind und entsprechend individuell auf die Bedürfnisse der Organisation abgestimmt werden. Dennoch gibt es Tendenzen, die sich im Nachgang von Corona überall zeigen dürften. Etwa, dass man künftig eher zum Austausch mit anderen ins Büro gehen wird und dass das konzentrierte Arbeiten häufiger zu Hause oder in einem Co-Working-Space stattfinden wird.

Die Arbeitsplatzzone wird kleiner

Eigene Schreibtische für Mitarbeitende wird es weniger geben, weil mehr Menschen im Homeoffice arbeiten. Das Konzept, dass man sich an den Tisch setzt, der gerade frei ist, wird sich verstärkt durch­setzen – und ist gesundheitlich unproblematisch, weil man
dabei in der Regel die eigenen Geräte nutzt und anfasst. An den Abständen zwischen den Arbeitsplätzen wird sich wenig ändern, da die vorgeschriebenen 1, 5 Meter in der Schweiz ohnehin weitgehend Standard sind. Es braucht deshalb auch nur ausnahmsweise zusätzliche Trennwände.

Offene Kommunikations- und Kreativzonen werden grösser

Hier trifft man sich zum Austausch, zum lockeren Gespräch und zur gemeinsamen ­Ent­wicklung von Ideen. Die offenen Zonen werden zur neuen Hauptfunktion des Bürolebens und erfordern mehr Platz, damit sich die Abstandsregeln einhalten lassen.

Die Sitzungszimmer brauchen mehr Platz

Damit man die Abstandsregeln ein­halten kann, müssen sie grosszügiger konzipiert werden. Zudem werden die Ansprüche an die technische Ausrüstung steigen, um eine optimale Bild- und Tonqualität bei Onlineübertragungen ins Homeoffice zu gewährleisten.

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Die Rückzugszonen werden einsamer

Es braucht sie weiterhin, aber oft wird sich platzbedingt nur noch eine Person darin auf­halten können – oder man konzipiert sie grosszügiger.

Kaffee- und Pausenräume verändern sich wenig

Kaffeemaschine und Kühlschrank werden weiter zur Verfügung stehen. Aber man wird den Bereich häufiger putzen und ausreichend Desinfektionsmittel bereitstellen. Zudem wird man eher kleinere Tische ­nutzen, die sich flexibler kombi­nieren und in einem grösseren Abstand aufstellen lassen.

In der Servicezone lagert reichlich Desinfektionsmittel

Hier stehen Drucker und ­Schränke mit Büromaterial – und ausreichend Desinfektionsmittel, die nach der Verwendung gemeinsam genutzter Geräte und zur allgemeinen Hardwarereinigung zum Einsatz kommen.

Türen werden umgebaut

Damit man die Türklinken nicht mehr von Hand betätigen muss, kommen überstülpbare Griffe zum Einsatz, die sich mit dem Unterarm bedienen lassen. Auch eine Elek­tri­fizierung mittels Sensoren ist denkbar, bei breiter Anwendung allerdings eher kostspielig.

 

Das Büro im Wandel der Zeit

«Alle müssen flexibler werden»

Covid-19 verändert die Arbeitswelt. Ins Büro gehe man noch, um im direkten Austausch Ideen zu entwickeln, sagt Andrea Essl, Wirtschaftswissenschaftlerin und Dozentin an der Universität Bern. Eine Herausforderung für Firmen – und eine Chance für Frauen.


Andrea Essl, wir führen das Gespräch aus dem Homeoffice. Gehen Sie noch ins Büro?

Ja, noch etwa ein Mal pro Woche. Während des Lockdown war ich fast nie dort.

Warum gehen Sie überhaupt noch hin?

Um Kolleginnen und Kollegen für Besprechungen zu treffen und wegen der Infrastruktur.
Ich kann zu Hause mit Kind schlecht drei Bildschirme aufstellen, um Datenauswertungen durchzuführen.

Hat das Büro ausgedient, nachdem alle gemerkt haben, dass Arbeiten im Homeoffice recht problemlos funktioniert?

Ausgedient nicht gerade. Es sind andere Konzepte gefragt. Einzelbüros braucht es sicher immer weniger, denn konzentriert arbeiten kann man auch anderswo. Die meisten Unternehmen haben im Zuge des Corona-Lockdown festgestellt, dass ihre Leute sehr gut und produktiv zu Hause arbeiten können. Auch Videokonferenzen funktionieren bestens, wenn man ein bestimmtes Thema abarbeiten möchte. Schwieriger wird es, wenn Mitarbeitende kreativ sein, neue Ideen entwickeln und sich austauschen sollen. Das funktioniert nicht so einfach auf Distanz.

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Dozentin und Unternehmerin

Andrea Essl (35) ist Lehrbeauf­tragte am Institut für Organisation und Personal (IOP) an der Uni­versität Bern. Sie hat Wirtschaft in Graz (A) studiert und an der Universität Bern doktoriert. Ihre Forschungs­schwerpunkte sind Verhaltens-, Experimental- und Organisationsökonomie mit Fokus auf Nachhaltigkeit in Organisationen. Einen Grossteil ihrer Arbeit führt sie in Zusammenarbeit mit
Firmen aus. Sie ist selbst Unternehmerin und betreibt das Rucksack- und Taschenlabel Essl & Rieger.

Für den kreativen Austausch braucht es das Büro also noch?

Kreativität entsteht durch gute Kommunikation und Ideenaustauch. Das kann im Büro passieren, muss aber nicht. Auch beim Kaffeetrinken oder bei einem Spaziergang kann man Ideen entwickeln. Aber es hilft, sich persönlich zu treffen. All das gilt natürlich nur für die Dienstleistungsbranche, wo man dank mobiler Geräte und Internet ortsungebunden arbeiten kann. Wer mit Maschinen oder Laborgeräten arbeitet, benötigt selbstverständlich Infrastruktur und Büros.

Gibt es Firmen, die schon heute keine Büros mehr haben?

Ja, Start-up-Unternehmen etwa. Die mieten sich für Meetings mit Mitarbeitenden oder Kunden beispielsweise in Co-Working-Spaces ein. Auch Grossunternehmen nutzen solche Gemeinschaftsbüros immer häufiger. Ihre Mitarbeiter müssen nicht mehr ins Büro und können sich über Firma und Branche hinaus mit Externen austauschen, was wiederum die Kreativität und das «thinking outside the box» stärkt.

Wie verändert sich das Arbeitsleben, wenn eine Mehrheit der Mitarbeitenden nicht mehr vor Ort ist und Gespräche primär über Video-Calls stattfinden?

Alle müssen flexibler werden. Im Homeoffice arbeitet man, wann immer man will. Man kann etwa am Nachmittag mit den Kindern spielen und den Job am Abend erledigen. Diese Flexibilität hilft bestimmten Gruppen, die bisher auf dem Arbeitsmarkt benachteiligt waren, weil Präsenzpflicht galt. Frauen zum Beispiel erhalten bessere Chancen. Das kann ein Gewinn sein für die ganze Volkswirtschaft.

Arbeiten, wann man will damit tun sich einige Vorgesetzte schwer.

Vorgesetzte und Kolleginnen und Kollegen müssen diese Flexibilität akzeptieren. Es hat während des Corona-Lockdown ja ganz gut funktioniert. Viele Firmen haben gesehen, dass ihre Angestellten trotz Doppelbelastung mit Homeoffice und Homeschooling produktiv waren. Dadurch konnten viele Chefs die Angst vor Kontrollverlust ablegen. Ein Beispiel: Einer meiner Kollegen arbeitet für ein Unternehmen in den USA und ist kürzlich in die Schweiz umgezogen, weil seine Frau hier wohnt. Er arbeitet vollständig von hier aus; das hätte die Firma vor Corona nie zugelassen. Zudem haben Covid-19-Umfragen gezeigt, dass die Arbeitszufriedenheit vieler Beschäftigter während dieser Zeit sogar gestiegen ist. Und wer zufrieden ist, arbeitet gerne.

Diese Flexibilisierung der Arbeit ging in wenigen Wochen vonstatten. Gab es solche abrupten Veränderungsschübe zuvor auch schon mal?

Nicht, dass ich wüsste, das waren sonst immer jahrelange Prozesse. Was wir jetzt sehen, ist nicht nur schnell gekommen, es funktioniert auch recht schmerzlos. Viele Firmen, die sich bisher weigerten, ihre Leute orts-ungebunden arbeiten zu lassen, wurden quasi dazu gezwungen. Vielleicht hilft dieser Schub Unternehmen nun, leichter mit weiteren Veränderungen umzugehen und agiler zu arbeiten.

Was braucht es, damit flexible Arbeit gut funktioniert?

Die Kommunikation ist sehr wichtig. Viele Informationen gelangten bisher über informelle Wege zu Mitarbeitenden – im Lift, auf dem Gang, beim Anstehen vor der Kaffeemaschine. Das funktioniert heute nicht mehr. Man muss jetzt transparenter informieren, vielleicht genügt dazu auch schon eine Telefonkonferenz pro Tag mit allen. Daneben muss aber auch die informelle Kommunikation stimmen – und hier sehe ich die neue Herausforderung für die kommenden Monate.

Wie geht man dazu am besten vor?

Vieles läuft über ein spontanes Zweiergespräch. Wir organisieren im Team beispielsweise virtuelles gemeinsames Kaffeetrinken. Auch Chats können eine Lösung sein, in die sich die Einzelnen spontan einwählen können. Oder man legt einen Tag pro Woche fest, an dem alle ins Büro kommen, um sich auszutauschen.

Besteht im Homeoffice auch die Gefahr, dass man Wichtiges verpasst, weil man das Netzwerk vor Ort nicht pflegen kann?

Das kommt auf die Unternehmenskultur an. Wenn alle im Homeoffice sitzen, ist dieses Risiko viel kleiner, als wenn dies nur wenige tun. Auch bei einer Mischform, wenn etwa alle am Mittwoch ins Büro gehen und sonst im Homeoffice sind, ist
die Gefahr eher gering.

Längst nicht allen gefällt es aber im Homeoffice.

Die Balance zu finden, ist sicherlich eine Herausforderung. Es ist die Aufgabe der Vorgesetzten, zu spüren, was die Mitarbeitenden zufrieden macht. Wenn jemand einen eher chaotischen Arbeitsstil hat, muss man ihn dabei unterstützen, eine Struktur zu finden. Aber klar: Homeoffice ist nicht für alle Mitarbeitenden ideal. Mag es für Angestellte mit Familie die Arbeit erleichtern, fühlen sich Alleinstehende vielleicht einsam und gehen lieber wieder ins Büro. Die Herausforderung besteht darin, diese verschiedenen Interessen zusammenzubringen.

Tipps für Arbeiten im Homeoffice.

Sollten Unternehmen den Angestellten im Homeoffice einen jährlichen Fixbetrag für die Infrastruktur auszahlen? Ihnen beispielsweise einen jährlichen Fixbetrag bezahlen, mit dem sie einen neuen Bürostuhl kaufen, sich einen Platz im Co-Working-Space mieten oder ein Zugticket kaufen, weil sie gerne von unterwegs arbeiten?

Solche Modelle sind sehr interessant. Vor allem, wenn man Mitarbeitenden die freie Wahl lässt, wie sie das Geld verwenden. Eine solche Kompensierung wäre nur fair, wenn Unternehmen nicht jedem Angestellten einen Arbeitsplatz anbieten, wie das heute schon einige tun. Die Firma spart im Gegenzug ja auch Raumkosten. Von einer solchen Regelung sind wir heute aber noch weit entfernt. Es gilt oft noch als Bonus, wenn man überhaupt flexibel und mobil arbeiten darf.

Wird sich das nun ändern?

Je mehr Firmen Homeoffice betreiben, desto stärker wird sich das ändern. Es besteht aber auch die Gefahr, dass Firmen die Leute nicht mehr fix anstellen, sondern nur noch auf Projektbasis und mit Freelancern zusammenarbeiten. So können sie die Kosten auslagern: Es liegt in der Verantwortung der freien Mitarbeitenden, sich um Infrastruktur und Sozialversicherungen zu kümmern.In der Schweiz arbeitet heute schon ein Viertel der Arbeitskräfte als Freelancer.

Das ist ja auch nicht unproblematisch.

Ja, der Trend trifft vor allem weniger gut Qualifizierte, wie sich etwa bei Uber und Airbnb zeigt. Oft sind die Arbeitsbedingungen prekär; die Menschen haben nur wenige Sicherheiten und müssen mehrere Jobs annehmen, um durchzukommen. Die Folgekosten werden unter Umständen auf die Allgemeinheit abgewälzt – so entsteht ein Problem für die ganze Gesellschaft.

Wird die Pandemie den Freelance-Trend verstärken?

Die Krise beeinflusst die Mentalität der Menschen. Viele getrauen sich nun eher, selbständig zu werden. Sie sehen, dass alles klappt und man seine Beratungen auch neben einem fixen Teilzeitpensum anbieten kann.

Zurück zu den Büros: Haben die klassischen Grossraumbüros wegen Corona ausgedient? Sie sind ja die perfekten Virenschleudern.

Grosse Büros mit Schreibtisch an Schreibtisch oder Arbeitsbox an Arbeitsbox werden seltener. Es wird auch nicht mehr jeder einen eigenen Bürotisch brauchen, wo er die Fotos seiner Kinder aufstellen kann. Das hat aber weniger mit dem Virus zu tun als mit der Art, wie wir heute arbeiten. Das Büro sollte ein Ort sein, an dem Angestellte sich daheim fühlen und sich gerne austauschen. Es sollte auch Raum bieten, um konzentriert zu arbeiten, für Mitarbeitende, die Fernarbeit nicht mögen.

Wie sieht die Arbeitswelt im Jahr 2030 aus – ganz anders als heute?

Oh ja, die wird sich komplett verändern. Bedenken Sie, was alles passiert ist, seit vor 13 Jahren das erste iPhone präsentiert wurde. Wer hätte damals gedacht, dass heute jeder zweite Mensch auf der Welt ein Smartphone besitzen würde? Die künstliche Intelligenz und die Vernetzung der Dinge werden weitere Veränderungen bringen. Maschinen werden immer mehr Tätigkeiten in Bereichen wie der Administration ausführen oder Standard- und Routineaufgaben schneller und besser erledigen können als Menschen. Anders ist es bei sozialen oder kreativen Berufen – da wird es immer Menschen brauchen. Und es wird auch neue Jobs geben, die heute noch gar nicht absehbar sind. Welche Veränderungen auch immer stattfinden werden: Entscheidend ist es, eine gute Unternehmenskultur zu schaffen, damit die Mitarbeitenden dafür offen sind.

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